新人が電話を取らないときの教育方法！

職場で電話がなった場合には、できるだけ早く対応することも大切です。あまり長い間放置してしまうとクレームを受けてしまうこともあり、大切な要件であったりお得意様などを待たせてしまうのは失礼にあたります。

 

そのため、職場で働く方はきちんとした電話対応のマナーを身に着けておくことも重要です。特に新人が入ってきた場合には、先輩としてきちんと教育しておく必要があります。

 

ですが、近年では新人が電話にでない、電話にでてもマナーができていないなどさまざまな職場で問題になっている傾向もあるため、きちんとした教育方法が求められています。

新人が受話器を取らないというのは、最初は緊張しているため手がなかなか出せないという可能性もあります。これは先輩として現状は職場に慣れてきた方でも初めて新人として職場で働き始めたころを思い出せば想像がつきます。

 

最初から緊張もせずさまざまな業務に対応できるという方はなかなかいません。そのような点から対応できないからといって強い口調で指導したり、あまりプレッシャーをかけてしまうと状況の悪化を招く場合があります。

 

また、それ以外の理由としてスマートフォンなどの普及により固定電話に慣れていない、メールやSNSなどで連絡を取り合うことが主流になっている若者には電話での対応が難しい、対処の仕方がわからないという点も原因の一つです。スマートフォンなら基本的に自身の電話番号、メールを交換した相手となるためたいていは顔見知りです。

 

また、営業系の電話がかかってきても登録されていない番号なら警戒して対応しない、着信拒否するなどの方法もあるでしょう。顔も知らない、あったこともない人に対応せずに済むというのもスマートフォンの便利な点でもあります。

 

また、メールやSNSでは動画や写真といったデータのやりとりなどができる点や相手と簡単な文章での会話などコミュニケーションも取りやすく、さまざまな方が連絡方法として利用しています。わざわざ電話をかけなくても必要なことは文章や動画、画像などで伝えることができるため特に、直接連絡を入れて会話をしなくても問題ないというのが実情です。このような点から、仕事だからといって電話がかかってきても不慣れな点からなかなか受話器を率先してとらないという傾向が予想できます。

職場の先輩として教育したいなら、まずは緊張せずに済む方法を考慮しましょう。職場でまだよく知らない人たちが大勢いる中で仕事をするというのは緊張する、ストレスが溜まりやすい状況です。仕事を共にする仲間であり何かミスをしたら先輩がカバーすることを理解してもらえるように、ある程度新人との距離を縮めていくことも必要です。

 

仕事のためミスをしてはいけないとわかっていても、慣れない職場、仕事ではミスはつきものです。電話対応においても周囲の先輩たちに囲まれた中できちんとした対応ができるかどうか不安を感じることもあるでしょう。

 

ですが、ミスをしたり、仮に相手からクレームを受けた場合でも先輩方のカバー、サポートがあるということがわかっていればある程度余裕をもって対応することも可能です。その点をきちんと理解させることが最も重要なポイントといえます。

 

ミスをしたらいけないと思いよけいに受話器に手が出せないのであっては意味がありません。常にあなたをサポートをする人員がいるということを教えてあげることは大切です。

また、電話に不慣れという点から受話器を取れないという場合では、慣れさせることが一番です。一回電話対応したからこの先も大丈夫ということにはなりません。

 

相手がどのような人物であれきちんとした対応が取れなければいずれはクレームを受けることもあるでしょう。

 

その点から、できるだけ集中的に電話対応させてみるというのも一つの方法です。間が空いてしまうとせっかくマニュアルなどをみせたり、先輩が対応している場面をみせても忘れてしまう可能性があり、それほど意識しなくても対応がきちんとできるようになるまで優先的に電話にでるように教育してみましょう。

 

対応に慣れてくれば、あえてでるように指示しなくても自然と電話が鳴ればでるようになるケースもあります。

新人教育は、難しいものではありますがきちんと職場になじみ仕事などに関してもある程度慣れてくれば共に働く仲間として心強い存在となるでしょう。

 

あれができない、指示しないとやらないなどとストレスをため込むよりも、なぜそのような状態なのかと教育する相手の状況や気持ちを考えて、原因がどのような点にあるかそれに対して対策をするにはどうしたらいいかなどさまざまな点から考えてみることが大切です。人によって仕事に対する取組み方や性格などは違いがあります。教育する側もすべて同じ教育方法をするのではなく、それぞれに合った教育の仕方やコミュニケーションの取り方など先輩としてさまざまなアプローチの仕方を試みるということも重要なポイントといえるでしょう。